이주민 AI 데이터플래닛

임팩트포럼 행사 운영 용역 제안요청서

	2025. 9.

1		사업 개요

1. 사  업  명: 이주민 AI 데이터플래닛 임팩트포럼

2. 목        적

이주민 대상 AI 데이터 어노테이터 교육 및 고용연계 모델의 사회적 의미와 임팩트성과, 연구결과 공유를 통한 사회적 관심과 참여 유도

AI 산업 및 이주민 정책 등과 연계하여, 향후 공공·민간 협력 확대 방안과 지속 가능한 모델 논의

3. 행사개요

일시: 2025. 10. 30. (목) 13:00 ~ 17:00 (예정)

* 행사일정은 계획단계에서 주최, 주관사의 요청에 의하여 변경 될 수 있음

장소: 안성시 소재 다목적홀

운영방식: 오프라인 운영 (대면 성과공유회 운영 및 포럼 중심 운영)

포럼 토론 참여자: 이주민 정책, 일자리 관련 전문가 4인 이상
* 토론 참여자는 상황에 따라 변동 가능

참가대상: 이주민 AI 데이터플래닛 참석자 및 사업 관계자 등 100여 명

용역예산: 금27,000,000원(금이천칠백만원정, 부가가치세 포함)

4. 추진방향

이주민 AI 데이터플래닛 사업 성과공유회 및 이주민 정책 포럼으로 품격과 위상을 갖춘 행사 기획

전문성과 경험을 갖춘 전문기획사와 행사 준비를 분담함으로써 내실 있는 행사 기획 및 성공적인 행사 수행

행사 개최 준비의 경험, 기획력, 조직력 등을 종합적으로 고려하여 최상의 업체를 객관적인 기준하에 선정

성과공유회 및 포럼의 성공적인 운영
1) 이주민 AI 데이터플래닛 성과공유회 운영이 원활하도록 적극 협조
및 용역 수행
2) 이주민 정책, 일자리 관련 전문가를 초청하여 발표 및 토론 방식
으로 운영

5. 행사일정(안)

시간		주요 내용	비고
13:30 ~ 14:00	30m	·임팩트포럼 참가자 입장 및 네트워킹	-
14:00 ~ 14:15	15m	·개회 및 인사말 * 안성시, SK하이닉스, (재)함께일하는재단, 법무부	- 안성시 - SK하이닉스 - (재)함께일하는재단 - 법무부
14:15 ~ 14:30	15m	·협약식 및 주요인사 사진촬영 * 단체사진 촬영	진행: (재)함께일하는재단
14:30 ~ 15:00	30m	·이주민 AI 데이터플래닛 성과공유 * 사업 추진 배경 및 사업 안내 * 사업 성과 발표 * 사업 스케치영상 상영 * 발표 참가자 사업 소감 발표	진행: (재)함께일하는재단
15:00 ~ 15:10	10m	·임팩트포럼 행사 이벤트 (촬영 등)	진행: (재)함께일하는재단
15:10 ~ 15:30	20m	·장내 정리 및 휴식	-
15:30 ~ 16:00	30m	·법무부 이주민 정책 소개	진행: 법무부
16:00 ~ 16:30	30m	·서울대 아시아연구소 연구 발표	진행: 서울대아시아연구소
16:30 ~ 17:20	50m	·이주민 토론회 진행 및 질의응답 * 주제 : 우리 사회의 이주민 포용과 공존 (가제)	진행: 서울대아시아연구소
17:20 ~ 17:30	10m	·토론회 정리 및 폐회	-

* 행사일정 및 참여기관은 계획단계에서 주최, 주관사의 요청에 의하여 변경 될 수 있음

2		과업 내용

1. 과업 개요

용역명: 이주민 AI 데이터플래닛 임팩트포럼 행사 운영 용역

과업기간: 계약체결일 ~ 2025. 11. 14.(금) (결과보고서 제출 포함)

입찰 및 계약방법: 일반경쟁입찰, 협상에 의한 계약

예산액: 금27,000,000원(금이천칠백만원정, 부가가치세 포함)

제안서 제출서 및 제출기한: 입찰공고문 참고

문의처: 함께일하는재단 일자리지원팀 김진용 매니저 (02-330-0732)

2. 주요 과업 내용

1) 이주민 AI 데이터플래닛 임팩트포럼 기본 계획 및 세부계획 수립

행사장 디자인 종합기획 (Key Visual 포함)

행사의 전반적인 세부 계획 수립: 행사 운영 전반에 관한 모든
사항을 포함하는 세부 운영 계획 수립
- 행사 홍보 (안성시, 이주민 관련 유관기관 및 단체 대상, 보도자료 배포)
- 행사장소 운영 및 관리 (사전리허설 및 행사장 설치·철거·정리 포함)
- 행사 당일 개회, 인사말, 협약식, 성과공유, 정책 소개, 연구발표,
토론회 운영에 필요한 발표자료 제작 및 자료영상 송출 등
- 행사물품/기념품 구입 (청중, 귀빈 및 초청 연사), 연구결과 자료집 제작,
인쇄비, 간식비 등
※ 행사물품(기념품) 구입 내용은 상황에 따라 예산 범위 내 변경 가능
※ 기념품의 경우 행사의 성격과 취지와 부합하는 것으로 준비
- 행사 시 예상 문제점 도출 및 대응 방안 수립(방역, 안전사고, 포럼     및 토론회 운영, 참석자 편의 등)
- 행사 전반 운영 및 진행이 가능한 사회자 섭외

2) 행사 준비 및 진행

임팩트포럼 행사 홍보

- 경기도 및 안성시 이주민 관련 단체 및 기관 대상 임팩트포럼 행사 사전 온오프라인 홍보 (홍보 콘텐츠 제작 및 배포 포함)

- 임팩트포럼 사전 및 사후 보도자료 배포

행사장 준비 및 철거 (사전리허설 및 행사장 설치·철거·정리 포함)

- 철거 및 정리의 경우 행사장에 설치된 모든 시설물 등은 장소 관리
주체 기관이 요청한 최초의 상태로 복구함을 원칙으로 함

오프라인 성과공유회 및 포럼(토론회) 운영을 고려한 행사장
디자인, 무대 조명 및 음향 세팅 및 운영

- 무대 시설, 가구, 초청장, 스카시, 명패, 명찰 등의 디자인 제작 및 설치
- 성과공유회 및 포럼 영상, 자료 행사장 내 송출을 위한 방송 설비 세팅 및 운영 등
- 행사종료 후 설치 무대 및 관련 장비, 홍보물 철거

행사장 사전 준비 안내, 행사 진행 업무 인력 배치

- 안내용 현수막, 무대 위 사업 엠블럼 입간판(스카시) 등 설치

- 행사프로그램 간 인트로 화면(파일) 등 제반 사항 구축
- 행사프로그램 운영을 위한 영상, 음향 장비 임대 등 종합 계획 수립 및 현장 운영

- 행사 진행 업무 인력 배치도 작성

- 행사 운영 책임자 지정 및 재단 담당자와 비상연락망 구축

- 행사 운영 사회자 섭외 및 배치, 사전리허설 동선 준비 및 실행

참석자 등록 및 관련 업무

- 참석자 명단 제작, 참석자 관리 및 참석 현황 확인(등록부, 방명록)

- 참석자 등록업무에 필요한 인력 제공 및 감독

- 참석자 안내 등을 위한 안내 요원 배치

- 참석자: 사업 참가자, 사회자, 사업 관련 VIP, 토론 참여자, 기타 내·외빈 등
- 참석자 명단 및 명패 제작, 관리 및 현황 확인(등록부, 방명록 등)
- 수당 지급 관련 서류 수합 및 지출 처리

- 전체 참가자(VIP, 청중, 토론 참여자 등) 다과(커피, 차, 스낵 등)
제공 및 수거 처리

- 행사 성격에 알맞은 행사물품/기념품 (3만원 이내) 준비 및 배부

※ 기념품에 사업명, 기관 CI 각인 또는 스티커 부착하여 제공

- 안내 요원 배치 및 내·외빈 대기 장소 관리, 입·퇴장 안내

- 단체사진 촬영용 굿즈 제작 및 참가자 대상 배포

행사 관련 자료 제작(디자인 포함) 및 배포/출력 등

- 포럼 자료집: 서울대 아시아연구소 연구 발표자료 및 발표 원고 취합, 디자인
- 청중배부용 브로셔 제작 및 배포(포럼 관계자, 토론 참여자, 청중 배부용)

- 현수막, 배너, 웹포스터, 웹초청장, 홍보용 이미지, POP(안내표지) 등
- 행사 진행 PPT(성과공유, 연구발표 등 발표자료 전체) 디자인 포함 제작

행사 용역 수행 최종 종료 후 결과보고서 및 성과물 제출

- 임팩트포럼 행사 최종 결과보고서 및 정산보고서 각 1부 제출
- 용역 수행 관련 결과물 원본 제출

3) VIP, 발표참가자 및 토론 참여자 관리

VIP 및 발표참가자 관리
- 코사쥬 등 VIP 의전 비품 및 VIP, 발표참가자 답례품(5만원 상당) 준비

※ 답례품에 사업명, 기관 CI 각인 또는 스티커 부착하여 제공

토론 참여자 관리

- 대상: 임팩트포럼 토론 참여자, 사회자 등 6명 내외
※ 토론 참여자의 경우 용역기관의 섭외자를 우선하되 주최, 주관사의 요청에 따라
토론 참여자 인원이 변경될 수 있음
※ 토론 사회자의 경우 재단에서 별도 섭외된 사회자가 배치될 수 있음
- 주요 업무: 수당 지급 및 필요서류 취합, 행사장 안내, 다과 제공 등

- 유의사항: 포럼 출연자에 대하여 개인정보 제공·활용 동의서 및
저작물 제공 활용 동의서 수합, 관리 및 개인정보보호법 준수 철저

4) 안전 계획

범위: 행사 진행의 저해 요소 관리

주요 임무: 방역, 안전관리 및 도난, 분실 등 종합 안전 대책 수립 및 실행

구 분			주요 내용	비 고
세부 추진 계획 작성			· 행사 기본계획 수립 및 일정별 세부 계획 수립 · 행사 장소 운영(사전리허설, 설치 및 철거 등 일정 포함) · 행사 진행순서(시나리오) 작성 및 무대 배치도 준비 · 식전 사전 인트로 화면 제작 및 송출 · 방역 및 안전 계획 수립 등	행사장소 관리 및 운영, 시설공간 관리자와 소통 및 조율
토론 참가자 수당 지급			· 토론 참가자 수당 지급을 위한 관련 서류 수합 및 지출	토론 참가자 수당 용역 사업비 내 지급
행사진행		행사준비	· 용역수행기업(기관) 및 재단 담당부서 · 장소: 함께일하는재단 내 회의실 등	행사준비는 양 측의 필요에 따라 상시 운영
		임팩트포럼 행사일	· 참석 인원: 100명 내외 · 장소: 안성시 內 다목적홀 - 행사 운영 사회자 인력 섭외 및 배치
준비 및 점검			· 인력 배치 및 행사장 안내 등 전체적으로 조율할 디렉터 및 서브디렉터, 운영 요원 · 무대 세팅 및 기자재 설치 등 행사장 준비 행사 운영 수행에 필요한 일체 장비 등 무대 전면 대형 화면(기자재 확인), 프로젝트, 마이크, 노트북, 프린터, 인터넷, 스카시, 가구비품 등 기자재 철거, 쓰레기 수거 및 뒷정리 비용 포함 - 철거 시 장소 운영 주체기관의 요청한 최초 상태로 복구	기자재는 공간대여장소의 기본 장비 활용, 부대 장비를 확인하여 필요한 경우 사업비 내 추가 진행
행사용품(관련 도서 또는 기타 기념물품) 준비 및 배치			· 행사용품(관련 도서 또는 기타 기념 물품 등) 준비 및 배치 · 참가자 등록 및 방명록 작성	행사용품(도서 또는 기념 물품) 목록은 사전 별도 협의
행사 참가자 다과 제공			· 대상: 행사 참가자 100명 내외 · 제공품: 커피, 차, 생수, 간식 등
행사 참가자 기념품 제공			· 토론 참가자, 청중, VIP 등 임팩트 포럼 기념품 제공 · 기념품에 사업명, 기관 CI 각인 또는 스티커 부착하여 제공	사업의 취지에 맞는 기념품 구성
안내리플릿, 자료집 제작 및 인쇄			· 안내브로셔 인쇄(사업 소개 및 식순, 연구결과 개요 등) · 연구결과 자료집 인쇄(A4, 200P 내외, 내지 백상지 100g) 제작 수량 : 20부 (예정) · PDF 형태의 안내리플릿 및 자료집 제작	서울대아시아연구소 연구담당자와 조율
홍보물, 인쇄물 제작 설치 및 배포			· 현수막, 배너, 웹포스터, 웹초청장, 사전영상 및 주제 관련 등 · 행사장 배치도(내빈좌석 표시) · 목걸이 명찰, 명패, 포디움 보드, 스카시, 등록대용 알림 명패	명찰은 내빈, 스태프, 발표자 구분하여 ․제작 현수막 철거 (스카시 포함) 초청장 발송 포함
기타	행사 진행		· 필요한 지원인력 제공 및 포럼 진행 제반 업무 ※ 발표순서에 따른 발표내용 수합 및 PPT 제작, 컴퓨터 운영 포함

5) 용역 내역 계획(안)

* 용역 내역 계획(안)은 우선협상대상 협상과정 중 주최, 주관사의 요청에 의하여 조율, 변경 될 수 있음

3		과업 수행 시 기본 윈칙 및 일반사항

1. 과업 수행기준 및 과업수행자

가) 본 과업의 성실하고 원활한 수행을 위하여 과업수행자는 신의와 책임 의식을 갖고 추진하며 (재)함께일하는재단(이하 ‘재단’으로 표기)과의 긴밀한 협조체제를 유지하여야 함

나) 재단 사정 상 행사 일정, 프로그램, 참석인원이 변경될 수 있으며, 이 경우 용역대가는 산출내역서에 따라 정산하며, 신규비목 등의 경우 계약된 용역 예산액 내에서 재단과 상의 후 전용하여 실비 반영 정산함

다) 재단은 과업 수행 과정에서 과업수행자의 업무진척도 및 수행능력이 사전에 계획한 일정에 비해 현저하게 부진한 경우, 교체이유와 교체시기를 기재한 문서를 통해 교체를 요구하고 이후 양측 간 협의 하여 해당자를 교체할 수 있음

라) 모든 성과물또는 물품은 재단의 사전 승인 없이 타목적으로 사용할 수 없음

마) 과업 수행 중 재단의 요청이 있을 때는 관계자의 출장 및 자료 제출, 회의경비 등 필요한 조치를 취하여야 함

바) 재단은 원활한 과업 수행을 위하여 행정지원 및 자료를 제공함

사) 본 과업의 제안요청서 상에 명시되지 않은 사항은 관계 법령, 규정, 지침 등에 의하여 재단과 협의하여 결정함

아) 위의 과업 내용은 행사를 수행하기 위한 기본적인 사항이므로 제안서 제출 시에 응찰업체에서 특별한 제안을 할 수 있음
※ 금액과 관련된 모든 사항은 부가가치세(VAT)를 포함하여 작성

자) 기획 단계부터 행사 시행 결과까지 총괄하는 최종결과보고서 및 정산보고서 각 1부, 관련 성과물 원본을 포함한 저장장치(USB) 1개를 계약 기간 내 재단 담당자의 확인을 받은 후 제출

차) 행사 운영 장소 무료대관 등의 사유로 인하여 비용이 절감될 경우 해당 절감된 예산을 재단과 협의하여 타 항목으로 전용할 수 있음

4		추진 일정

입찰공고: 2025. 9. 8.(월) ~ 2025. 9. 18.(목)

입찰참가신청서 및 제안서 제출: 2025. 9. 17.(수) ~ 9. 18.(목)

(양일 13:00 ~ 17:00시 방문제출)

제안서 평가: 2025. 9. 22.(월) 예정 (※일정 추후 통보)

※ 재공고시 제안서 평가: 별도 안내 예정

협상대상 통보: 평가 후 3일 이내

제안내용 협상: 협상개시 통보일로부터 3일 이내

계약 체결: 협상 완료 후 5일 이내

용역 수행: 계약체결 후 5일 이내 착수보고서 제출

용역 최종보고 제출: 용역 종료 후 7일 내 최종결과보고서 제출

※ 제안서평가 일정 및 우선협상대상자 선정 일정은 사정에 따라 변동될 수 있음